Hồ sơ đấu thầu gồm những gì? Lưu ý khi làm loại hồ sơ này

Hồ sơ đấu thầu đóng vai trò quan trọng quyết định đơn vị có đủ tư cách tham gia dự thầu hay không. Vì vậy việc xác định chính xác hồ sơ đấu thầu gồm những gì rất cần thiết. Do đó, Minh Phát chia sẻ chi tiết về các giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ đấu thầu của từng dự án cụ thể trong bài viết sau. 

Hồ sơ đấu thầu cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu theo quy định của pháp luật

I. Hồ sơ đấu thầu là gì?

Hồ sơ đấu thầu được hiểu là các loại giấy tờ, tài liệu nộp cho đơn vị mời thầu để tham gia tranh thầu các dự án thuộc một số lĩnh vực như: xây lắp, dự án bất động sản, gói thầu mua sắm hàng hóa, các dịch vụ tư vấn và phi tư vấn.

Hồ sơ dự thầu sẽ được chuẩn bị theo quy định tại Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, với các loại giấy tờ cơ bản theo yêu cầu của từng gói thầu và lĩnh vực đấu thầu cụ thể.

Xem thêm:

Báo giá tấm lợp polycarbonate lấy sáng mới nhất 2024

Bảng báo giá bán tấm lợp thông minh Hà Nội mới nhất 2024

II. Giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ dự thầu 

Căn cứ vào Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, hồ sơ mời thầu,… các đơn vị tham gia dự thầu sẽ chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu pháp lý chứng minh năng lực và khả năng khai thác dự án đấu thầu theo từng lĩnh vực cụ thể.

1. Hồ sơ dự thầu cần chuẩn bị đối với các gói thầu xây lắp

Dự thầu đối với các dự án xây dựng áp dụng theo thông tư 03/2015/TT-BKHĐT

Các thủ tục cần chuẩn bị cho hồ sơ dự thầu gói xây lắp sẽ thực hiện theo các yêu cầu, hướng dẫn của hồ sơ mời thầu và Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT. Theo đó, các đơn vị dự thầu cầu phải chuẩn bị các loại thủ tục, tài liệu sau:

• Đơn dự thầu (theo mẫu)
• Đối với nhà thầu liên doanh cần có thỏa thuận của các bên nhà thầu liên danh
• Bảo đảm dự thầu
• Tài liệu, chứng từ chứng minh tư cách nhà thầu hợp lệ
• Tài liệu chứng minh tư cách người sẽ ký vào đơn dự thầu hợp lệ 
• Các tài liệu, chứng cứ chứng minh năng lực và  kinh nghiệm tiếp nhận dự án của nhà thầu
• Đề xuất kỹ thuật của đơn vị dự thầu đối với gói thầu
• Đề xuất giá và các bảng biểu khi vận hành dự án
• Đề xuất phương án kỹ thuật phù hợp khi thay thế
• Các tài liệu khác theo yêu cầu của đơn vị mời thầu. 

2. Hồ sơ dự thầu cần chuẩn bị cho gói thầu mua sắm hàng hóa

Hồ sơ dự thầu lĩnh vực mua sắm hàng hóa áp dụng theo Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT

Thủ tục, tài liệu cần chuẩn bị cho hồ sơ dự thầu trong lĩnh vực mua sắm hàng hóa sẽ được thực hiện theo các nội dung yêu cầu trong hồ sơ mời thầu căn cứ theo quy định tại Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT. 

Cụ thể, các hồ sơ cần chuẩn bị để tham gia dự thầu các dự án mua sắm hàng hóa, bạn có thể tham khảo thủ tục cần chuẩn bị cho hồ sơ dự thầu gói xây lắp được nêu ở phần trên.

3. Các gói thầu về dịch vụ tư vấn cần hồ sơ gì?

Gói dự thầu dịch vụ tư vấn cần chuẩn bị hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và tài chính

Hồ sơ dự thầu của dịch vụ tư vấn sẽ căn cứ vào Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT. Theo đó, đơn vị dự thầu sẽ phải chuẩn bị một số hồ sơ, thủ tục như: Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính. Cụ thể:

3.1. Hồ sơ đề xuất kỹ thuật

• Tài liệu chứng minh tư cách tham gia đấu thầu hợp lệ;
• Hồ sơ chứng minh năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực đấu thầu của nhà thầu;
• Đề xuất kỹ thuật sau khi trúng thầu (Để thấy được tính khả thi sau khi đơn vị trúng thầu đưa vào hoạt động)
• Đơn dự thầu (theo mẫu);
• Văn bản về Cơ cấu, tổ chức, kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực nhà thầu nộp hồ sơ đấu thầu.
• Giải pháp và phương pháp luận tổng quát để đảm bảo thực hiện dự án thầu tốt nhất
• Danh sách các chuyên gia tham gia tư vấn dịch vụ dự án thầu;
• Thông tin lý lịch của chuyên gia tư vấn/ cố vấn cho gói thầu này;
• Văn bản xác định tiến độ thực hiện dự án đấu thầu;
• Những nội dung khác được nêu trong Bảng dữ liệu đấu thầu.

Lưu ý, Ngoài những hồ sơ trên, có 2 trường hợp đặc biệt mà đơn vị dự thầu phải chú ý:

• Trường hợp đại diện pháp luật không tham gia đấu thầu cần phải có giấy ủy quyền cho người khác tham gia;
• Đối với nhà thầu liên doanh, cần phải cung cấp văn bản thỏa thuận liên danh.

3.2. Hồ sơ đề xuất tài chính

• Đơn tham gia dự thầu (theo mẫu);
• Văn bản tổng hợp các loại chi phí để thực hiện gói thầu;
• Thù lao chi trả cho chuyên gia tham gia tư vấn gói thầu;
• Nội dung phân tích các chi phí thù lao cần thanh toán cho chuyên gia;
• Chi phí khác cho chuyên gia.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị cho gói thầu dịch vụ phi tư vấn

Đối với hồ cơ dành cho gói thầu dịch vụ phi tư vấn sẽ được áp dụng theo Mục 12 Chương I Phần thứ nhất Thông tư 14/2016/TT-BKHĐT và thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên, về cơ bản các loại giấy tờ cần chuẩn bị cho hồ sơ dự thầu dịch vụ phi tư vấn cũng tương tự hồ sơ dự thầu của gói thầu xây lắp.

5. Hồ sơ cho các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư

Hồ sơ của gói thầu theo hình thức đối tác công tư

Đối với các gói thầu theo hình thức đối tác công tư, hồ sơ dự thầu sẽ căn cứ theo Thông tư 15/2016/TT-BKHĐT và yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Theo đó, hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính. Cụ thể:

4.1. Hồ sơ đề xuất kỹ thuật

Bao gồm các hồ sơ chứng minh pháp lý, tài chính và năng lực của đơn vị dự thầu. Và đề xuất của nhà đầu tư dựa trên các tiêu chí của hồ sơ mời thầu:

• Đơn dự thầu;
• Tài liệu chứng minh tư cách đăng ký dự thầu hợp lệ;
• Giấy ủy quyền (nếu cần);
• Nếu có thay đổi về đơn vị liên danh thì cần cung cấp thỏa thuận liên danh 
• Hồ sơ bảo đảm tham gia dự thầu;
• Các tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm thực hiện các dự án tương tự của nhà đầu tư;
• Đề xuất kỹ thuật;

4.2. Hồ sơ đề xuất tài chính

• Đơn dự thầu;
• Đề xuất về nguồn tài chính khi thực thi gói thầu;
• Bảng biểu thông tin chi tiết về hồ sơ dự thầu;

III. Nội dung yêu cầu trong bộ hồ sơ đấu thầu

Các hồ sơ sau khi hoàn tất cần được niêm phong cẩn thận

Nội dung hồ sơ đấu thầu phải đảm bảo các thông tin phải kê khai đầy đủ, rõ ràng và chi tiết.

• Hồ sơ dự thầu bản chính, có đầy đủ dấu và chữ ký của đơn vị dự thầu.
• Các điều kiện về thời gian thanh toán chi phí và hoàn tất dự án của gói thầu phải đảm bảo theo đúng đề xuất kỹ thuật đã được nêu.
• Thông tin rõ ràng, chính xác của gói thầu (phải ghi đầy đủ bằng số và bằng chữ), loại tiền thanh toán, thời gian và phương thức thanh toán cụ thể.
• Cam kết thực hiện gói thầu theo đúng thời hạn và chấp nhận giá trị của gói thầu đã ghi trong hồ sơ. Nếu được yêu cầu cần phải trình đơn và các giấy tờ bảo lãnh của ngân hàng, ghi đầy đủ tên của người được bảo lãnh.
• Bên mời thầu phải chứng minh được tư cách phù hợp với quy định pháp luật.
• Đơn vị mở đấu thầu phải đảm bảo không được phép đầu tư vào một hoặc nhiều dự án khác trong thời gian đấu thầu.
• Các đơn vị tham gia dự thầu có liên quan như đơn vị dự thầu của người được ủy quyền ký, kèm giấy ủy quyền (nếu được yêu cầu).
• Các bên liên doanh đấu thầu phải chứng minh được tư cách và có chữ ký, con dấu hợp lệ của từng bên. Người đại diện được các đơn vị liên doanh sẽ được ủy quyền đứng ra ký kế các nội dung trong hợp đồng liên doanh.

IV. Hoàn thiện hồ sơ và nộp 

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và các nội dung trong hồ sơ đấu thầu, đơn vị dự thầu sẽ nộp hồ sơ theo trình tự các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra cẩn thận lần cuối. Lưu ý, các hồ ở phải được đánh dấu số trang dễ dàng và phông chữ phù hợp với mọi nền tảng máy tính.
• Bước 2: Lưu bộ hồ sơ vào một file riêng biệt (Có thể lưu thêm 1 bản khác vào usb hoặc email để phòng trường hợp rủi ro ngoài ý muốn).
• Bước 3: In bộ hồ sơ đấu thầu hoàn chỉnh. Sau đó đại diện, người có tư cách pháp nhân của đơn vị dự thầu sẽ ký tên, đóng dấu theo đúng quy định.
• Bước 4: In hồ sơ thành 3 đến 4 bản phụ. Sau đó cho toàn bộ hồ sơ gốc và 1 bộ hồ sơ photo vào bìa giấy và niêm phong cẩn thận.

Lưu ý, để đảm bảo thông tin đấu thầu không bị lộ ra ngoài cần phải bảo mật cẩn thận trước cho đến ngày chính thức mở thầu.

VI. Lưu ý khi làm hồ sơ dự thầu

• Kiểm tra cẩn thận các thông tin trên bản dự thầu. Nếu phát hiện thông tin bị sai lệch hoặc chưa chính xác phải thông báo ngay đến đơn vị mời thầu để làm rõ vấn đề.
• Các thông tin, quy trình thực hiện,… phải thực hiện theo đúng biểu mẫu đã yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Bao gồm đầy đủ các thủ tục pháp lý, hồ sơ năng lực và các văn bản liên quan; hồ sơ năng lực tài chính cùng phần thuyết minh biện pháp thi công, giá dự thầu.
• Đơn vị dự thầu phải nắm được phương pháp dự toán, bản vẽ thi công và bóc tách khối lượng như bản vẽ trong hồ sơ mời thầu để kiểm tra. Trường hợp xuất hiện sai số hoặc có vấn đề thắc mắc cần có kiến nghị cụ thể và không đưa vào hồ sơ dự thầu.
• Sau khi hoàn thành nội dung và hoàn chỉnh hồ sơ. Đơn vị tham gia dự thầu nên kiểm tra lần cuối các thông tin, dấu, chữ ký,… trước khi niêm phong và bảo mật hồ sơ.

Trên đây là các thông tin chi tiết về hồ sơ đấu thầu của các lĩnh vực cụ thể. Hy vọng với những thông tin chi tiết mà Minh Phát vừa cung cấp sẽ giúp cho các đơn vị tham gia dự thầu sẽ chủ động được hoàn thiện được hồ sơ dự thầu của mình thành công.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Showroom: 2961 Quốc Lộ 1A Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TPHCM

Kho hàng: Ngã tư Bà Điểm – Huyện Hóc Môn – TPHCM

Nhà máy: Hà Nội

Điện thoại: 096 757 7891 (Ms. Linh) – 0966 337 891 (Ms.Tư)

Email: linh.nguyen@minhphatpc.vn

Website: https://minhphatpc.vn